مسئول تدارکات

Afghanistan Social and Legal Organization (ASLO) یک سازمان ملی، غیردولتی، غیرسیاسی و غیرانتفاعی است که در سال 2013 تأسیس و در وزارت اقتصاد افغانستان ثبت شده است. ASLO برنامه‌های بشردوستانه و انکشافی را در عرصه‌های معارف، صحت و تغذیه، زراعت و مالداری، آب و حفظ‌الصحه (WASH) و کاهش خطر حوادث، مصونیت غذایی و معیشت، حفاظت و انکشاف جامعه تطبیق می‌کند. ASLO به انسانیت، بی‌طرفی، پاسخ‌گویی، صداقت، همه‌شمولی، مالکیت محلی و مدیریت مسئولانه منابع تمویل‌کنندگان و جامعه متعهد است.

مسئول تدارکات وظیفه دارد خریداری اجناس، کارها و خدمات برای دفتر مرکزی ASLO در کابل و برنامه‌های ساحوی را به‌موقع، شفاف، رقابتی، اخلاقی و همراه با اسناد کامل انجام دهد. این بست ضمن تأمین استفاده مؤثر از منابع و تداوم برنامه‌ها، رعایت پالیسی‌های ASLO، شرایط تمویل‌کنندگان، بودجه‌های تصویب‌شده، قوانین نافذه، صلاحیت‌های تفویض‌شده، الزامات تحریم‌ها و کنترول‌های سخت‌گیرانه تضاد منافع را تضمین می‌کند.

1 برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی تدارکات

· یکجا‌سازی پلان‌های تدارکاتی سالانه، پروژه‌ای و عملیاتی با هماهنگی تیم‌های برنامه، مالی، لوژستیک، ساختمان و ولایات.

· پیش از طی مراحل، اطمینان از کامل‌بودن درخواست‌های خرید، وضاحت مشخصات تخنیکی، موجودیت بودجه، منظوری مناسب و تاریخ تحویل واقع‌بینانه.

· تهیه جدول‌های زمانی تدارکات، راهبردهای تهیه از منابع، شیوه‌های بسته‌بندی و روش‌های درخواست آفر متناسب با ارزش، خطر، پیچیدگی، شرایط بازار و مقررات تمویل‌کننده.

· پیگیری پیشرفت پلان تدارکات، تشخیص تأخیرها و موانع و ارائه هشدارهای زودهنگام با اقدامات عملی اصلاحی.

· حمایت از تدارکات اضطراری تنها از طریق روش‌های اضطراری تصویب‌شده، توجیه کتبی، رقابت مناسب در صورت امکان و تکمیل اسناد پس از اجرا.

2 تحقیق بازار و یافتن عرضه‌کنندگان

· اجرای ارزیابی بازار و مستندسازی آن، نقشه‌برداری عرضه‌کنندگان، بررسی نرخ‌ها، تحلیل موجودیت، زمان لازم برای تحویل و خطرهای بازار.

· نگهداری دیتابیس متنوع، به‌روز و بررسی‌شده عرضه‌کنندگان، بدون تضمین معامله یا ایجاد امتیاز غیرعادلانه برای آنان.

· استفاده از رقابت آزاد، درخواست نرخ، دعوت به داوطلبی، درخواست پروپوزل، موافقت‌نامه‌های چارچوبی یا روش‌های تصویب‌شده دیگر مطابق حدود قابل تطبیق.

· اطمینان از بی‌طرفانه، سنجش‌پذیر و غیرمحدودکننده‌بودن مشخصات و جلوگیری از ترجیح نادرست یک برند، عرضه‌کننده، منشأ یا شخص.

· گسترش دسترسی عادلانه فروشندگان واجد شرایط، از جمله تجارت‌های تحت مالکیت زنان و تجارت‌های محلی، در چارچوب کیفیت، رقابت، خطر و شرایط تمویل‌کننده.

3 مدیریت درخواست آفر و داوطلبی

· تهیه بسته‌های کامل درخواست آفر، شامل رهنمودها، مشخصات یا شرح کار، معیارهای ارزیابی، شرایط تحویل، تصدیق‌نامه‌های لازم و شرایط قراردادی.

· نشر درخواست‌ها از مجاری مجاز، پاسخ یکسان به پرسش‌های داوطلبان و شریک‌ساختن توضیحات یا تعدیلات به‌گونه برابر با تمام داوطلبان واجد شرایط.

· حفاظت از محرمیت آفرها، دریافت و نگهداری مصئون پیشنهادها و اطمینان از بازگشایی نرخ‌ها و آفرها توسط کمیته باصلاحیت.

· تهیه صورت‌جلسات بازگشایی آفر و بررسی مطابقت اداری بدون تغییر آفرها، پذیرش اصلاحات اعلام‌نشده پس از موعد یا مذاکره بیرون از طرزالعمل‌های مصوب.

· حمایت از کمیته‌های ارزیابی با قالب‌های مطابق مقررات، اظهارنامه‌های تضاد منافع، ابزارهای مقایسه تخنیکی و مالی و مستندسازی واضح تصمیم‌ها.

4 ارزیابی، بررسی دقیق و اعطای قرارداد

· بررسی واجد شرایط‌بودن و ارزیابی دقیق فروشنده، شامل ثبت قانونی، وضعیت مالیاتی، مالکیت، مشخصات بانکی، معرفان، ظرفیت، سابقه عملکرد، بررسی تحریم‌ها و تضادهای احتمالی منافع.

· بررسی نرخ‌های پیشنهادشده، محاسبات، مالیات، شرایط تحویل، ضمانت‌ها و هزینه مجموعی ارزیابی‌شده پیش از نهایی‌شدن سفارش اعطای قرارداد.

· تهیه گزارش‌های شفاف تحلیل آفرها و پیشنهادهای اعطای قرارداد صرف بر اساس معیارهای از پیش اعلام‌شده، شواهد مستند و تصمیم‌های کمیته باصلاحیت.

· گزارش‌دهی نشانه‌های تبانی، دست‌کاری آفر، اسناد جعلی، تضاد منافع، معامله با اشخاص وابسته، نرخ‌گذاری غیرعادی یا اجبار عرضه‌کنندگان از مجاری رسمی.

· ارسال اطلاعیه‌های عدم موفقیت یا اعطای قرارداد تنها پس از تأییدات لازم و رعایت دوره انتظار، شرط عدم اعتراض تمویل‌کننده یا اطلاع‌رسانی در صورت تطبیق.

5 فرمایش‌های خرید، قراردادها و عملکرد عرضه‌کنندگان

· تهیه دقیق فرمایش‌های خرید، موافقت‌نامه‌های خدمات، موافقت‌نامه‌های چارچوبی و قراردادها با استفاده از قالب‌های تصویب‌شده و اخذ امضای اشخاص باصلاحیت پیش از آغاز اجرا.

· حفظ سیستم پیگیری تدارکات و قراردادها شامل ارزش، منبع تمویل، مراحل تحویل، ضمانت‌ها، پرداخت‌ها، تعدیلات، تاریخ‌های ختم و وضعیت اختتام.

· هماهنگی با درخواست‌کنندگان، لوژستیک، مالی و کمیته‌های بازرسی یا تسلیمی برای اطمینان از تحویل به‌موقع و پذیرش عینی اجناس، کارها و خدمات.

· ثبت عملکرد عرضه‌کنندگان، تأخیر تحویل، مشکلات کیفیت، مسائل ضمانت، نقض قرارداد، جریمه‌های تعیین‌شده و اقدامات اصلاحی تصویب‌شده.

· اطمینان از توجیه، موجودیت بودجه، بررسی، تصویب و مستندسازی تعدیلات قرارداد، تمدیدها، تغییرات و تغییر نرخ پیش از اجرا.

6 اسناد تدارکات، گزارش‌دهی و آمادگی برای تفتیش

· حفظ دوسیه کامل تدارکات از درخواست و رقابت گرفته تا ارزیابی، منظوری، عقد قرارداد، دریافت، اسناد حمایوی پرداخت و ختم قرارداد.

· استفاده از شماره‌های مرجع یکسان تدارکات و مصئون، فهرست‌بندی‌شده، قابل بازیابی و مطابق پالیسی و شرایط تمویل‌کننده نگهداری‌کردن دوسیه‌های برقی و فزیکی.

· تهیه تازه‌سازی هفتگی جریان تدارکات، گزارش‌های ماهانه، تحلیل صرفه‌جویی و زمان تحویل، گزارش عملکرد عرضه‌کننده و گزارش موارد استثنایی.

· پاسخ سریع و دقیق به درخواست‌های تفتیش داخلی و خارجی، بررسی تمویل‌کننده، بررسی موردی، نظارت و رعایت مقررات.

· تطبیق و مطابقت سوابق تدارکات با اسناد مالی، موجودی، دارایی‌ها، گدام، قراردادها و پروژه.

7 اخلاقیات، مبارزه با تقلب و رعایت اصول تضاد منافع

· حفظ بی‌طرفی کامل و هرگز درخواست یا قبول‌نکردن تحفه، کمیشن، لطف، وعده استخدام، امتیاز محرمانه یا منفعت دیگر از فروشندگان یا اشخاص ذی‌نفع.

· تکمیل اظهارنامه‌های دوره‌ای و مربوط هر معامله درباره تضاد منافع و اطمینان از تکمیل آن‌ها توسط اعضای کمیته و کارمندان مربوط.

· حفاظت از معلومات حساس تدارکات و خودداری از افشای بودجه، نرخ رقیبان، گفت‌وگوهای ارزیابی یا توصیه‌های اعطای قرارداد بدون اجازه.

· نوبتی‌سازی مسئولیت‌ها و تفکیک وظایف تا هیچ فردی بر درخواست، آفرگیری، ارزیابی، تسلیمی، تأیید و پرداخت یک معامله به‌تنهایی کنترول نداشته باشد.

· گزارش فوری موارد مشکوک تقلب، رشوه، تبانی، اجبار، طرفداری، نگرانی تحریم‌ها یا جعل اسناد.

8 هماهنگی و تقویت ظرفیت

· ارائه رهنمود عملی تدارکات به کارکنان کابل و ولایات و حمایت از آشنایی آنان با حدود صلاحیت، زمان‌های لازم، مشخصات، اخلاقیات، مستندسازی و برنامه‌ریزی.

· هماهنگی با مالی برای بررسی موجودیت بودجه و نحوه تطبیق مالیات، ضمن حفظ استقلال تصمیم‌گیری تدارکاتی.

· هماهنگی با لوژستیک، انجنیری، تکنالوژی معلوماتی (IT)، منابع بشری (HR) و تیم‌های تخنیکی درباره مشخصات، تحویل، بازرسی، ثبت دارایی‌ها، ضمانت و ختم قرارداد.

· سهم‌گیری در تازه‌سازی پالیسی‌های تدارکات، بهبود قالب‌ها، کنترول خطر بازار، موافقت‌نامه‌های چارچوبی و درس‌های آموخته‌شده.

9. صلاحیت و کنترول‌های داخلی

· اجرای فعالیت‌های تدارکاتی و امضای اسناد معمولی مراحل تنها در محدوده صلاحیت تفویض‌شده رسمی.

· عدم صلاحیت تصویب درخواست اصلی خرید، انتخاب انفرادی عرضه‌کننده، تحویل‌گیری انفرادی اجناس، تصدیق تصمیم‌های تدارکاتی خود یا تجویز پرداخت‌های مربوط.

· توقف و ارجاع فوری هر تدارکات دارای منظوری ناقص، رقابت ناکافی، تضاد مشکوک منافع، نگرانی تحریم، آفر تغییریافته، خریداری تقسیم‌شده، منبع واحد بدون توجیه یا خطر عمده رعایت مقررات.

· اطمینان از اخذ منظوری قبلی یا عدم اعتراض تمویل‌کننده پیش از اعطای قرارداد، در موارد قابل تطبیق.

________________________________________________________________________________________________________________

حفاظت، اخلاقیات و پاسخ‌گویی

· رعایت بلندترین معیارهای صداقت، بی‌طرفی، محرمیت، احترام و رفتار مسلکی.

· پیروی از اصول رفتار ASLO و پالیسی‌های حفاظت، حفاظت طفل، پیشگیری از بهره‌کشی و سوءاستفاده جنسی (PSEA)، پیشگیری از آزار جنسی، تقلب، فساد، رشوه، تضاد منافع، گزارش‌دهی تخطی‌ها، حفاظت معلومات و پاسخ‌گویی به جمعیت‌های آسیب‌دیده.

· افشای فوری هر تضاد منافع واقعی، احتمالی یا تصورشده و کناررفتن از تصمیم‌های مربوط تا زمان رفع رسمی نگرانی.

· گزارش رفتار نادرست مشکوک، سوءاستفاده از منابع، ضعف کنترول‌ها یا نگرانی‌های حفاظتی از طریق مجاری محرمانه و رسمی.

· حفاظت از معلومات سازمان، کارکنان، مستفیدشوندگان، فروشندگان و تمویل‌کنندگان و استفاده از آن تنها برای مقاصد مجاز.

تحصیلات و اسناد مسلکی

• لیسانس در تدارکات، مدیریت زنجیره تأمین، لوژستیک، اداره تجارت، اقتصاد، تجارت، حقوق، انجنیری یا رشته مرتبط دیگر از یک نهاد معتبر.
• تصدیق‌نامه مسلکی تدارکات یا زنجیره تأمین مانند CIPS یا معادل معتبر آن امتیاز عمده است.
• آموزش در تدارکات تمویل‌کنندگان، مدیریت قراردادها، پیشگیری از تقلب، بررسی تحریم‌ها، تدارکات ساختمانی یا زنجیره تأمین بشردوستانه مطلوب است.

تجربه مسلکی

• حداقل پنج سال تجربه با مسئولیت‌های رو‌به‌افزایش در تدارکات یا زنجیره تأمین، ترجیحاً در NGO، اداره ملل متحد، پروژه تمویل‌شده، اداره دولتی یا نهاد دارای مقررات مشابه.
• تجربه ثابت‌شده مدیریت تدارکات رقابتی اجناس، خدمات و کارها از برنامه‌ریزی تا ختم قرارداد.
• تجربه کمیته‌های داوطلبی، بررسی دقیق فروشندگان، اداره قراردادها، رعایت شرایط تمویل‌کنندگان، تفتیش و گزارش‌دهی تدارکات.
• تجربه عملی تدارکات در افغانستان و شناخت قوی بازار محلی، خطرهای عرضه‌کنندگان، مستندسازی و مقررات مالیاتی و قانونی مربوط.

شایستگی‌های تخنیکی و اساسی

• شناخت عمیق اصول تدارکات: عدالت، شفافیت، رقابت، ارزش در برابر پول، تناسب، محرمیت، پاسخ‌گویی و تفکیک وظایف.
• توانایی تهیه مشخصات، درخواست‌های آفر، گزارش‌های تحلیل داوطلبی، فرمایش‌های خرید، قراردادها، سوابق ارزیابی و مکاتبات رسمی با عرضه‌کنندگان.
• توانایی قوی محاسباتی و مهارت تحلیل نرخ، ارزیابی هزینه مجموعی، مالیات، نرخ‌های تبادله و تحلیل معلومات تدارکات.
• مهارت پیشرفته عملی در Microsoft Excel، Word، ایمیل و سیستم‌های تدارکاتی یا اداری.
• مهارت‌های قوی مذاکره، برنامه‌ریزی، مدیریت وقت، تحلیل، حل مشکلات، مستندسازی و مدیریت ذی‌نفعان.
• تسلط به دری و/یا پشتو و توانایی قوی کاری در انگلیسی گفتاری و نوشتاری.
• توانایی حفظ بی‌طرفی زیر فشار و مدیریت معلومات محرمانه یا حساس تجارتی.

طرز درخواست

متقاضیان علاقه‌مند و واجد شرایط باید اسناد زیر را ارائه کنند

• خلص سوانح به‌روز (CV) که مسئولیت‌ها و دستاوردهای مرتبط را نشان دهد.
• مکتوب درخواست یک‌صفحه‌ای که شایستگی داوطلب را برای بست مسئول تدارکات توضیح دهد.
• معلومات تماس حداقل سه معرف مسلکی، شامل آخرین آمر مستقیم در صورت امکان.
• درخواست خود را به [email protected] ارسال کنید.
• موضوع ایمیل چنین باشد: “ASLO-Kabul-HR-2026-096 -Procurment Officer
• درخواست کامل را حداکثر تا 23-Oct-2026 ارسال نمایید.