مسئول تدارکات

درباره سازمان

سازمان اجتماعی و حقوقی افغانستان (ASLO) یک نهاد ملی، غیردولتی، غیرسیاسی و غیرانتفاعی است که در سال 2013 تأسیس و نزد وزارت اقتصاد افغانستان ثبت شده است. ASLO برنامه‌های بشردوستانه و انکشافی را در بخش‌های معارف، صحت و تغذیه، زراعت و مالداری، آب و حفظ‌الصحه (WASH) و کاهش خطرات حوادث، مصونیت غذایی و معیشت، حفاظت و انکشاف جامعه اجرا می‌کند. ASLO به انسانیت، بی‌طرفی، پاسخگویی، صداقت، شمولیت، مالکیت محلی و مدیریت مسئولانه منابع تمویل‌کنندگان و جوامع متعهد است.

خلاصه وظیفه

مسئول تدارکات مکلف است تدارک به‌موقع، شفاف، رقابتی، اخلاقی و مستند اجناس، کارهای ساختمانی و خدمات را برای دفتر مرکزی ASLO در کابل و برنامه‌های ساحوی انجام دهد. این نقش ضمن حفاظت از ارزش مناسب در برابر مصرف و تداوم برنامه‌ها، رعایت پالیسی‌های ASLO، شرایط تمویل‌کنندگان، بودجه‌های منظورشده، قوانین قابل اجرا، صلاحیت‌های تفویض‌شده، الزامات تحریم‌ها و کنترول سختگیرانه تضاد منافع را تضمین می‌کند.

1. پلان‌گذاری و اولویت‌بندی تدارکات

• پلان‌های تدارکاتی سالانه، پروژه‌ای و عملیاتی را در هماهنگی با تیم‌های برنامه، مالی، لوژستیک، ساختمانی و ولایتی یکجا سازید.

• پیش از اجرا اطمینان یابید که درخواست‌های خرید کامل، از نگاه تخنیکی واضح، دارای بودجه و منظوری لازم بوده و تاریخ واقع‌بینانه تحویل مورد نیاز در آن مشخص است.

• جدول‌های زمانی تدارکات، ستراتیژی‌های یافتن منابع، شیوه‌های بسته‌بندی قرارداد و روش‌های درخواست پیشنهاد را متناسب با ارزش، خطر، پیچیدگی، وضعیت بازار و مقررات تمویل‌کننده تدوین کنید.

• پیشرفت پلان تدارکات را پیگیری و تأخیرها یا گلوگاه‌ها را مشخص کنید و هشدارهای به‌موقع با اقدامات اصلاحی عملی ارائه دهید.

• تدارکات عاجل را فقط بر اساس طرزالعمل‌های تأییدشده اضطراری، توجیه کتبی، رقابت مناسب در صورت امکان و اسناد کامل پس از اجرا پشتیبانی کنید.

2. بررسی بازار و یافتن عرضه‌کنندگان

• ارزیابی‌های بازار، شناسایی عرضه‌کنندگان، بررسی قیمت، تحلیل موجودیت کالا، بررسی زمان تحویل و تحلیل خطرات بازار را انجام داده و مستند کنید.

• دیتابیس متنوع، به‌روز و به‌درستی بررسی‌شده عرضه‌کنندگان را حفظ کنید، بدون تضمین معامله یا ایجاد امتیاز ناعادلانه برای عرضه‌کننده.

• بر اساس حدود تعیین‌شده از رقابت آزاد، درخواست نرخ، دعوت به داوطلبی، درخواست پیشنهاد، قراردادهای چارچوبی یا دیگر روش‌های منظورشده استفاده کنید.

• اطمینان یابید مشخصات بی‌طرفانه، قابل‌اندازه‌گیری و غیرمحدودکننده باشند و به‌نادرستی به نفع برند، عرضه‌کننده، منشأ یا فرد خاصی تنظیم نشوند.

• دسترسی عادلانه فروشندگان واجد شرایط، از جمله کسب‌وکارهای متعلق به زنان و کسب‌وکارهای محلی را در صورت سازگاری با کیفیت، رقابت، خطر و الزامات تمویل‌کننده ترویج کنید.

3. مدیریت درخواست‌ها و آفرها

• بسته‌های کامل درخواست پیشنهاد شامل رهنمودها، مشخصات یا شرح کار، معیارهای ارزیابی، شرایط تحویل، تصدیق‌نامه‌های لازم و شرایط قرارداد را تهیه کنید.

• درخواست‌ها را از مجراهای منظورشده نشر کنید، پرسش‌های داوطلبان را به‌گونه یکسان مدیریت کرده و توضیحات یا تعدیلات را به‌صورت برابر با تمام داوطلبان واجد شرایط شریک سازید.

• محرمیت آفرها را حفظ کنید، دریافت و نگهداری مصون پیشنهادها را تأمین کنید و اطمینان یابید بازگشایی آفرها به‌وسیله کمیته باصلاحیت صورت گیرد.

• سوابق بازگشایی آفرها و بررسی مطابقت اداری را بدون تغییر آفرها، پذیرش اصلاحات اعلام‌نشده بعد از ختم مهلت یا مذاکره بیرون از طرزالعمل‌های منظورشده تهیه کنید.

• با فورم‌های مطابق مقررات، اظهارنامه‌های تضاد منافع، ابزارهای مقایسه تخنیکی و مالی و ثبت واضح تصمیم‌ها از کمیته‌های ارزیابی پشتیبانی کنید.

4. ارزیابی، بررسی دقیق و اعطای قرارداد

• واجد شرایط بودن و بررسی دقیق فروشندگان، از جمله ثبت قانونی، وضعیت مالیاتی، مالکیت، معلومات بانکی، معرف‌ها، ظرفیت، کارکرد گذشته، بررسی فهرست تحریم‌ها و تضاد منافع احتمالی را بررسی کنید.

• پیش از نهایی‌شدن پیشنهاد اعطای قرارداد، قیمت‌های ارائه‌شده، محاسبات، مالیات، شرایط تحویل، ضمانت‌ها و هزینه مجموعی ارزیابی‌شده را تأیید کنید.

• گزارش‌های شفاف تحلیل آفر و پیشنهادهای اعطای قرارداد را فقط بر اساس معیارهای از پیش اعلام‌شده، شواهد مستند و تصمیم کمیته باصلاحیت تهیه کنید.

• نشانه‌های تبانی، دستکاری آفر، اسناد جعلی، تضاد منافع، معاملات با اشخاص وابسته، قیمت‌گذاری غیرعادی یا اعمال فشار بر عرضه‌کننده را از راه‌های منظورشده گزارش دهید.

• اطلاعیه رد یا اعطای قرارداد را فقط بعد از منظوری لازم صادر کنید و در صورت لزوم الزامات دوره انتظار، عدم اعتراض تمویل‌کننده یا اطلاع‌رسانی را رعایت کنید.

5. فرمایش‌های خرید، قراردادها و عملکرد عرضه‌کنندگان

• فرمایش‌های دقیق خرید، توافق‌نامه‌های خدمات، قراردادهای چارچوبی و قراردادها را با قالب‌های منظورشده تهیه کنید و پیش از آغاز اجرا، امضای طرف‌های باصلاحیت را تضمین نمایید.

• فهرست پیگیری تدارکات و قراردادها را شامل ارزش، منبع تمویل، مراحل تحویل، ضمانت‌ها، پرداخت‌ها، تعدیلات، تاریخ ختم و وضعیت بسته‌شدن حفظ کنید.

• برای تأیید تحویل به‌موقع و پذیرش عینی اجناس، کارها و خدمات با درخواست‌کنندگان، لوژستیک، مالی و کمیته‌های بازرسی یا دریافت هماهنگ شوید.

• عملکرد عرضه‌کننده، تأخیر تحویل، نواقص کیفیت، مشکلات ضمانت، تخطی قرارداد، جریمه‌های تأخیر و اقدامات اصلاحی منظورشده را مستند سازید.

• اطمینان حاصل کنید تعدیلات، تمدیدها، تغییرات و تغییر قیمت قرارداد پیش از اجرا توجیه، بودجه‌بندی، بررسی، منظور و مستند شده باشند.

6. اسناد تدارکات، گزارش‌دهی و آمادگی تفتیش

• فایل کامل تدارکات را از درخواست خرید تا رقابت، ارزیابی، منظوری، قرارداد، دریافت، اسناد حمایوی پرداخت و اختتام حفظ کنید.

• از شماره‌های مرجع یکسان تدارکاتی استفاده کنید و اطمینان دهید فایل‌های الکترونیکی و فزیکی مصون، فهرست‌بندی‌شده، قابل‌بازیابی و مطابق پالیسی و الزامات تمویل‌کننده نگهداری می‌شوند.

• گزارش‌های هفته‌وار روند تدارکات، گزارش‌های ماهوار تدارکات، تحلیل صرفه‌جویی و زمان تحویل، گزارش عملکرد عرضه‌کنندگان و گزارش موارد استثنایی را تهیه کنید.

• به درخواست‌های تفتیش داخلی و خارجی، بررسی تمویل‌کننده، بررسی‌های موردی، نظارت و رعایت مقررات به‌موقع و دقیق پاسخ دهید.

• انطباق سوابق تدارکات با سوابق مالی، موجودی، دارایی‌ها، گدام، قراردادها و پروژه را تضمین کنید.

7. اخلاق، مبارزه با تقلب و رعایت مقررات تضاد منافع

• بی‌طرفی کامل را حفظ کنید و هرگز از فروشندگان یا طرف‌های ذی‌علاقه تحفه، کمیشن، امتیاز، وعده استخدام، مزیت محرمانه یا منفعت دیگر درخواست یا قبول نکنید.

• اظهارنامه‌های دوره‌ای و مربوط به هر معامله درباره تضاد منافع را تکمیل کنید و از اعضای کمیته و کارکنان مرتبط نیز همین کار را بخواهید.

• از معلومات حساس تدارکاتی محافظت کرده و بدون مجوز بودجه‌ها، قیمت‌های رقبا، بحث‌های ارزیابی یا پیشنهادهای اعطای قرارداد را افشا نکنید.

• مسئولیت‌ها را جابه‌جا و وظایف را تفکیک کنید تا هیچ فردی به‌تنهایی درخواست، دعوت، ارزیابی، دریافت، منظوری و پرداخت یک معامله را کنترول نکند.

• تقلب، رشوه، تبانی، اجبار، طرفداری، نگرانی‌های تحریم یا جعل اسنادِ مشکوک را فوراً گزارش دهید.

8. هماهنگی و تقویت ظرفیت

• به کارکنان کابل و ولایات در زمینه تدارکات رهنمایی عملی ارائه کرده و درباره حدود صلاحیت، زمان‌های مورد نیاز، مشخصات، اخلاق، مستندسازی و پلان‌گذاری آگاهی‌دهی کنید.

• برای تأیید موجودیت بودجه و نحوه محاسبه مالیات با بخش مالی هماهنگ شوید و استقلال تصمیم‌های تدارکاتی را حفظ کنید.

• با تیم‌های لوژستیک، انجنیری، IT، منابع بشری و تیم‌های تخنیکی درباره مشخصات، تحویل، بازرسی، ثبت دارایی، ضمانت و ختم قرارداد هماهنگی کنید.

• در به‌روزرسانی پالیسی تدارکات، بهبود قالب‌ها، کنترول خطر بازار، قراردادهای چارچوبی و استفاده از درس‌های آموخته‌شده سهم بگیرید.

9. صلاحیت و کنترول‌های داخلی

• اقدامات تدارکاتی و امضای اسناد معمول روند را فقط در حدود تفویض رسمی و منظورشده صلاحیت می‌توانید انجام دهید.

• حق ندارید درخواست خرید اصلی را منظور کنید، به‌تنهایی عرضه‌کننده انتخاب کنید، اجناس را به‌تنهایی تحویل بگیرید، تصمیم‌های تدارکاتی خود را تصدیق کنید یا پرداخت‌های مربوط را اجازه دهید.

• باید هر تدارکات دارای مجوز ناقص، رقابت ناکافی، تضاد منافع مشکوک، نگرانی تحریم، آفر تغییر داده‌شده، تقسیم غیرمجاز خرید، منبع واحد بدون توجیه یا خطر جدی دیگر عدم رعایت مقررات را متوقف و گزارش دهید.

• باید در صورت لزوم پیش از اعطای قرارداد منظوری قبلی یا عدم اعتراض تمویل‌کننده اخذ شده باشد.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

حفاظت، اخلاق و پاسخگویی

• بلندترین معیارهای صداقت، بی‌طرفی، محرمیت، احترام و رفتار مسلکی را رعایت کنید.

• از اصول رفتار ASLO و پالیسی‌های حفاظت، حمایت از کودکان، پیشگیری از بهره‌کشی و سوءاستفاده جنسی (PSEA)، جلوگیری از آزار جنسی، تقلب، فساد، رشوه، تضاد منافع، افشاگری تخلف، حفاظت از داده‌ها و پاسخگویی به جمعیت‌های متأثر پیروی کنید.

• هر تضاد منافع واقعی، احتمالی یا ظاهری را فوراً اعلام کنید و تا دریافت مجوز رسمی در تصمیم‌های مرتبط سهم نگیرید.

• رفتار نادرست مشکوک، سوءاستفاده از منابع، ضعف کنترول‌ها یا نگرانی‌های حفاظتی را از مجراهای محرمانه و منظورشده گزارش دهید.

• از معلومات سازمان، کارکنان، مستفیدشوندگان، فروشندگان و تمویل‌کنندگان محافظت کرده و فقط برای مقاصد مجاز استفاده کنید.

تحصیلات و اسناد مسلکی

• درجه لیسانس در تدارکات، مدیریت زنجیره تأمین، لوژستیک، اداره تجارت، اقتصاد، تجارت، حقوق، انجنیری یا رشته مرتبط دیگر از مؤسسه معتبر.

• تصدیق‌نامه مسلکی تدارکات یا زنجیره تأمین مانند CIPS یا سند معتبر معادل، امتیاز مهم محسوب می‌شود.

• آموزش در بخش تدارکات تمویل‌کنندگان، مدیریت قرارداد، جلوگیری از تقلب، بررسی تحریم‌ها، تدارکات ساختمانی یا زنجیره تأمین بشردوستانه مطلوب است.

تجربه مسلکی

• حداقل پنج سال تجربه با مسئولیت‌های رو به افزایش در تدارکات یا زنجیره تأمین، ترجیحاً در مؤسسه غیردولتی، اداره ملل متحد، پروژه تمویل‌شده از سوی کمک‌کننده، نهاد دولتی یا سازمان مشابه دارای مقررات.

• تجربه قابل‌اثبات در مدیریت تدارکات رقابتی اجناس، خدمات و کارها از پلان‌گذاری تا ختم قرارداد.

• تجربه کار با کمیته‌های آفرگشایی، بررسی دقیق فروشندگان، اداره قرارداد، رعایت مقررات تمویل‌کنندگان، تفتیش‌ها و گزارش‌دهی تدارکات.

• تجربه عملی تدارکات در افغانستان و شناخت قوی از بازارهای محلی، خطرات عرضه‌کنندگان، مستندسازی و الزامات مالیاتی و مقرراتی قابل‌اجرا.

توانایی‌های تخنیکی و اساسی

• شناخت قوی از اصول تدارکات: انصاف، شفافیت، رقابت، ارزش مناسب در برابر پول، تناسب، محرمیت، پاسخگویی و تفکیک وظایف.

• توانایی تهیه مشخصات، درخواست‌های پیشنهاد، گزارش‌های تحلیل آفر، فرمایش‌های خرید، قراردادها، سوابق ارزیابی و مکاتبات رسمی با عرضه‌کنندگان.

• توانایی قوی محاسباتی و مهارت در تحلیل قیمت، ارزیابی هزینه مجموعی، مالیات، نرخ‌های تبادله و تحلیل داده‌های تدارکاتی.

• مهارت پیشرفته کار با Microsoft Excel، Word، ایمیل و سیستم‌های تدارکاتی یا سازمانی.

• مهارت‌های قوی مذاکره، پلان‌گذاری، مدیریت زمان، تحلیل، حل مسئله، مستندسازی و مدیریت ذی‌نفعان.

• تسلط به دری و/یا پشتو و مهارت کاری قوی انگلیسی نوشتاری و گفتاری.

• توانایی حفظ بی‌طرفی زیر فشار و مدیریت معلومات محرمانه یا حساس تجارتی.

طرز درخواست

داوطلبان علاقه‌مند و واجد شرایط باید اسناد زیر را ارسال کنند

• خلـاصه سوانح (CV) به‌روز که مسئولیت‌ها و دستاوردهای مرتبط را نشان دهد.
• یک مکتوب معرفی یک‌صفحه‌ای که مناسب بودن داوطلب برای بست مسئول تدارکات را توضیح دهد.
• معلومات تماس حداقل سه معرف مسلکی، در صورت امکان شامل آمر اخیر.
• درخواست خود را به [email protected] ارسال کنید.
• عنوان ایمیل را این‌گونه بنویسید: “ASLO-Kabul-HR-2026-097 -Procurment Officer
• درخواست کامل را حداکثر تا 23-Oct-2026 ارسال کنید.