کارشناس منابع انسانی

درباره شرکت

Médecins du Monde - France (MdM-F) یک سازمان بین‌المللی بشردوستانه است که مأموریت آن ارائه مراقبت‌های پزشکی به آسیب‌پذیرترین جمعیت‌ها در سراسر جهان، از جمله افغانستان، می‌باشد. این سازمان به دنبال تحریک تعهد داوطلبانه از پزشکان، سایر ارائه‌دهندگان خدمات بهداشتی، و افرادی است که تخصص آن‌ها در زمینه‌های دیگر برای فعالیت‌های این سازمان مورد نیاز است، تا تمام حمایت‌های لازم برای دستیابی به پروژه‌های خود را جذب کند و همواره سعی در تقویت روابط نزدیک کاری با جمعیت‌های تحت مراقبت خود داشته باشد.

خلاصه شغل

مسئولیت‌های اصلی

مدیریت فعالیت‌های منابع انسانی مطابق با رویه‌های MdM، قوانین محلی و مقررات اهداکنندگان. ارائه پشتیبانی فنی به کارکنان عملیاتی در زمینه مدیریت منابع انسانی (MdM و شرکا). هماهنگی با مراجع ذی‌صلاح برای وظایف بخش منابع انسانی.

وظایف و مسئولیت‌ها

استخدام

دریافت فرم‌های درخواست استخدام (RRF) از تمام بخش‌ها و پایگاه‌ها، اطمینان از اعتبارسنجی هر فرم برای آغاز فرآیندهای استخدام. آماده‌سازی آگهی‌های شغلی، جمع‌آوری رزومه‌ها، تهیه فهرست‌های طولانی متقاضیان برای هر استخدام جدید و اطمینان از اشتراک‌گذاری این فهرست‌ها با بخش مربوطه، پیگیری با مدیران استخدام برای دریافت فهرست‌های کوتاه به‌موقع. مسئول برنامه‌ریزی آزمون‌های کتبی، مصاحبه‌ها، پیگیری و تماس با نامزدها و اطمینان از دسترسی به افراد نامزد شده. کدگذاری آزمون‌های کتبی، حضور در مصاحبه‌ها، اطمینان از مشارکت مثبت منابع انسانی در تمام مصاحبه‌های شغلی. آماده‌سازی و به‌روزرسانی پرونده‌های پرسنل ملی، نگهداری و به‌روزرسانی پایگاه‌های داده برای گزارش‌گیری مدیریتی مانند پایگاه داده پرسنل، ردیاب استخدام، ردیاب مرخصی و غیره.

تهیه به‌موقع نامه‌های پیشنهادی/قراردادها و توافق‌نامه‌ها برای کارکنان تازه‌استخدام‌شده، صدور پیوست‌های تمدید به کارکنان در صورت نیاز. آماده‌سازی سند برای برگزاری دورهٔ آشنایی کارکنان جدید، هماهنگی با مدیران خطی MdM برای سازماندهی بستهٔ آشنایی.

نظارت بر حضور و مرخصی‌ها

مدیریت برگه زمان/برگه حضور، جمع‌آوری و تولید گزارش‌ها / پیگیری زمان ورود و خروج کارکنان در دفتر هماهنگی. پیگیری با تمام سرپرستان در مورد هر غیبت غیرموجه و ساعات دیرکرد. خلاصه‌سازی غیبت روزانهٔ کارکنان و گزارش به هماهنگ‌کننده اداری به‌جز کارمندانی که درخواست مرخصی تأییدشده ارائه داده‌اند. آرشیو کردن نسخهٔ چاپی گزارش روزانهٔ حضور امضا شده (امضا شده توسط HR Officer & department Lead). مسئول دریافت تمام انواع مرخصی‌ها از کارکنان (مرخصی سالانه، مرخصی بیماری، مرخصی اضطراری و غیره).

مسئول پر کردن موجودی مرخصی صحیح و به‌روز در هر فرم درخواست مرخصی است. مسئول بایگانی فرم‌های مرخصی در پوشه‌های مناسب است. تمام سوابق مرخصی را در پایگاه داده نگهداری و به‌روز می‌کند تا اطمینان حاصل شود تمام اطلاعات موجود در درخواست مرخصی صحیح و تأیید شده است.

حقوق و دستمزد

مسئول تهیه حقوق و دستمزد با اسناد به‌روز، کامل و معتبر و توزیع فیش‌های حقوق به کارکنان و جمع‌آوری نسخه‌های امضا شده است. مسئول ارائه نسخه‌ای از فیش‌های حقوق امضا شده به بخش اداری است. پایگاه‌های داده مربوط به تمام پرسنل را برای گزارش‌گیری مدیریتی مانند پایگاه داده پرسنل، ردیاب جذب نیرو، ردیاب مرخصی و غیره نگهداری و به‌روز می‌کند. جزئیات تسویه نهایی پرسنل را همراه با اسناد تهیه کرده و به مسئول مالی ارائه می‌دهد.

مدیریت منابع انسانی

طرح برنامه آموزشی را تهیه می‌کند (ترکیب درخواست‌ها، اولویت‌بندی با مدیران، ارتباطات). رویه‌های انضباطی را همراه با مدیران مدیریت می‌کند.

تهیه و به‌روزرسانی چارت تشکیلاتی و لوایح وظایف. هماهنگی با شرکت بیمه جهت بیمه به‌موقع کارمندان جدیدالاستخدام و کارمندان منفک‌شده. ارسال به‌موقع تمامی ادعاهای صحی معتبر به شرکت بیمه و حصول اطمینان از تصفیه کلیه مطالبات در چارچوب زمان توافق‌شده. حصول اطمینان از تکمیل به‌موقع فورم‌های ارزیابی دوره آزمایشی کارمندان جدیدالشمول. ارائه معلومات و همکاری عمومی با کارمندان در چارچوب مسئولیت‌ها پیرامون پالیسی‌ها و طرزالعمل‌های منابع بشری؛ پاسخ به پرسش‌ها و ارائه معلومات در مورد تفسیر قوانین/مقررات، حل مشکلات؛ و راهنمایی عمومی در خصوص موضوعات پالیسی. هماهنگی منظم با MoLSA، MoE و سایر وزارت‌ها برای مدیریت امور مربوط به HR.

آرشیف‌سازی

ترتیب و به‌روزرسانی دوسیه‌های پرسونل، و بررسی کامل بودن، امضاشدن و تاریخ‌دار بودن اسناد HR.

ثبت و بایگانی مصاحبه خروجی با کارکنان و گزارش به مدیریت. سندهای مرخصی را بایگانی کنید. تمام انواع مکاتبات منابع انسانی را در پرونده‌های مناسب بایگانی کنید.

مدرک کارشناسی ۴ ساله در رشته‌های BBA، HRM یا کارشناسی ارشد در حوزه مرتبط

۰۳ تا ۰۵ سال تجربه مرتبط، ترجیحاً در سازمان‌های غیر دولتی بشردوستانه، الزامی است. هرگونه آموزش مرتبط شرکت شده.

مهارت‌های اصلی

تحلیل و ارتباط/ارسال سیاست‌ها و رویه‌های منابع انسانی MdM. درک و تفسیر چارچوب قانونی و فهم اصول پایه. پشتیبانی از تیم‌ها (MdM و شرکا)، شناسایی نیازهای آموزشی. انجام مصاحبه‌های حرفه‌ای (استخدام، راهنمایی، انضباط، میانجیگری و غیره). پیش‌نویس اسناد حرفه‌ای، تهیه و قالب‌بندی یادداشت‌ها، اسناد و/یا گزارش‌ها. توانایی استفاده از Excel و مجموعه Microsoft Office. سازماندهی اولویت‌های فعالیت‌های مرتبط، تنظیم برنامه بر اساس اولویت‌ها و خطرات.

تسلط به زبان‌های انگلیسی، دری و پشتو

کاندیداهای علاقه‌مند باید درخواست‌های خود را به همراه رزومه به‌روز شده، نامه انگیزشی و جزئیات مراجع به ایمیل زیر ارسال کنند – [email protected] – و نه پس از تاریخ پایان مهلت.

برای اعتبار درخواست، نام مسئول منابع انسانی مرجع باید در موضوع ایمیل ذکر شود. اگر موقعیت شغلی که برای آن درخواست می‌کنید را به‌وضوح بیان نکنید و مدرک مورد نیاز و سایر اسناد پشتیبانی را پیوست نکنید، ممکن است درخواست شما مورد بررسی قرار نگیرد.

فقط کاندیداهای منتخب تماس خواهند گرفت. لطفاً توجه داشته باشید که MDM-F هزینه حمل‌ونقل را در صورتی که متقاضیان برای مصاحبه یا آزمون دعوت شوند، بازپرداخت نمی‌کند.

MDM-F در هیچ مرحله‌ای از فرآیند جذب هزینه‌ای دریافت نمی‌کند. تمام درخواست‌ها برای همه کاندیداها رایگان است و هیچ‌کس نباید در طول فرآیند جذب درخواست پرداخت یا جبران هزینه‌ای کند.