مدیر اداری

دربارهٔ شرکت

شرکت TJL Pharma (Life-Sol) یک شرکت فعال در بخش صحت مستقر در کابل، افغانستان است. این شرکت به تولید و عرضهٔ محلول‌های تزریقی داخل وریدی با کیفیت عالی متعهد است؛ محلول‌هایی که با دقت و صحت تهیه می‌شوند تا به تداوی یکسان و قابل پیش‌بینی بیماران در سراسر افغانستان کمک کنند. مأموریت TJL Pharma (Life-Sol) سهم‌گیری در نظام صحی افغانستان از طریق عرضهٔ دواهای باکیفیت و ارزان، بهبود صحت و آیندهٔ بیماران با تبدیل دانش علمی به دواهای دگرگون‌کنندهٔ زندگی، پرورش مهارت‌های تخصصی محلی، ایجاد شغل و کمک به رشد صنعتی و اقتصادی افغانستان است.

خلاصهٔ وظیفه

مدیریت عملیات اداری و خدمات حمایتی شرکت، شامل تأسیسات، خدمات ضروری، امنیت، ترانسپورت، نظافت، دارایی‌ها و هماهنگی تدارکات. این نقش استفادهٔ مؤثر از منابع شرکت، دسترسی به‌موقع به کالاها و خدمات لازم، هماهنگی مؤثر میان بخش‌ها و رعایت پالیسی‌ها و الزامات قابل اجرا را تضمین می‌کند.

مسئولیت‌های کلیدی

الف. امور اداری و نظارت بر کارمندان

• مدیریت فعالیت‌های روزانهٔ اداری و تضمین ارائهٔ مؤثر خدمات عمومی حمایتی.
• نظارت بر کارمندان اداری و حمایتی، تعیین مسئولیت‌ها و ارزیابی عملکرد آنان.
• نگهداری منظم سوابق اداری، مکاتبات، سیستم‌های بایگانی و گزارش‌ها.
• هماهنگی نیازمندی‌های اداری با بخش‌های مربوط و پیشنهاد بهبود کارایی عملیاتی.

ب. تأسیسات، خدمات ضروری و حفظ و مراقبت

• نظارت بر وضعیت و کارکرد تأسیسات شرکت، دفاتر و ساحات مشترک.
• هماهنگی حفظ و مراقبت پیشگیرانه، ترمیمات و بهبود تأسیسات با بخش انجنیری و سایر بخش‌های مربوط.
• نظارت بر خدمات برق، آب، گرمایش، سرمایش، انترنت و تیلفون و پیگیری قطع‌شدن این خدمات.
• رسیدگی به‌موقع به درخواست‌های حفظ و مراقبت و ثبت مناسب آن‌ها.

ج. امنیت، ایمنی و نظافت

• نظارت بر پرسونل امنیتی و رعایت طرزالعمل‌های امنیتی و الزامات کنترول دسترسی.
• تضمین ثبت مناسب بازدیدکنندگان و حفاظت از دارایی‌های شرکت.
• هماهنگی آمادگی برای حالات اضطراری، مصونیت در برابر آتش‌سوزی و گزارش‌دهی رویدادها با مسئولان مربوط.
• نظارت بر خدمات پاک‌کاری و خانه‌داری، نظافت محیط کار، حفظ‌الصحه و مدیریت زباله‌ها.
• پیگیری نگرانی‌های شناسایی‌شده در زمینهٔ امنیت، ایمنی و نظافت.

د. ترانسپورت و مدیریت وسایط

• هماهنگی وسایط نقلیهٔ شرکت، رانندگان، برنامه‌های ترانسپورت و سفرهای رسمی مجاز.
• نظارت بر حفظ و مراقبت وسایط، مصرف تیل، مسافت طی‌شده و ثبت اطلاعات مربوط.
• اطمینان از استفادهٔ مناسب از وسایط و تکمیل به‌موقع حفظ و مراقبت و اسناد ضروری.

هـ. تدارکات و هماهنگی عرضه‌کنندگان

• دریافت درخواست‌های تدارکاتی از بخش‌های مربوط و بررسی مشخصات، مقدار، موجودی گدام، اسناد حمایتی و تاریخ‌های لازم تحویل با گدام و بخش درخواست‌کننده.
• یافتن تأمین‌کنندگان مناسب داخلی و خارجی و دریافت نرخ‌نامه‌ها، پروفورما انوایس‌ها، مشخصات، شرایط پرداخت و جدول‌های تحویل.
• ارزیابی و مقایسهٔ نرخ‌نامه‌ها بر اساس قیمت، معیارهای کیفیت، مشخصات، مدت تحویل و سایر هزینه‌ها؛ هماهنگی بررسی‌های تخنیکی با بخش درخواست‌کننده و QA/QC در صورت ضرورت.
• مذاکره بر سر شرایط تجارتی در حدود صلاحیت تفویض‌شده و ارائهٔ پیشنهاد دربارهٔ تأمین‌کنندگان برای تأیید مدیریت.
• گرفتن تأیید بودجه و منظوری‌های لازم پیش از ثبت سفارش.
• تهیه و پیگیری سفارش‌های خرید و نظارت بر تعهدات عرضه‌کنندگان، جدول‌های تحویل و مسائل بازمانده.
• هماهنگی انتقال محموله‌های بین‌المللی، کرایهٔ حمل، اسناد واردات، ترخیص گمرکی و تحویل کالا با امور مالی، لوژستیک و ارائه‌دهندگان خدمات مجاز.
• هماهنگی با گدام و بخش‌های مربوط برای تأیید مقدار اقلام تحویل‌شده و اسناد آن‌ها و رفع کمبود، آسیب‌دیدگی یا مغایرت‌ها.
• هماهنگی بررسی انوایس‌ها با امور مالی در برابر سفارش‌های خرید منظورشده و سوابق دریافت کالا.
• نگهداری سوابق تأمین‌کنندگان، اسناد تدارکاتی و پیگیری سفارش‌ها و تهیهٔ گزارش‌های دوره‌ای از مصارف، سفارش‌های معطل، وضعیت تحویل و عملکرد تأمین‌کنندگان.

و. دارایی‌ها، ذخایر و هماهنگی IT

• نظارت بر لوازم اداری، فرنیچر، تجهیزات و دارایی‌های شرکت برای استفادهٔ مناسب و حساب‌دهی.
• نگهداری سوابق دقیق موجودی و هماهنگی بررسی دوره‌ای فزیکی با مسئولان مربوط.
• هماهنگی نیازمندی‌های تجهیزات و خدمات IT با مسئول IT و پیگیری ترمیم، تعویض و درخواست‌های خدماتی معطل.
• نظارت بر ارائه‌دهندگان خدمات اداری و پیگیری کیفیت خدمات و تعهدات قراردادی.

ز. گزارش‌دهی و رعایت مقررات

• تهیهٔ گزارش‌های دوره‌ای اداری و نگهداری اسناد حمایتی دقیق.
• تضمین رعایت پالیسی‌های شرکت، طرزالعمل‌های تأییدشده، حدود صلاحیت و قوانین و الزامات ایمنی مربوط.
• حمایت از تفتیش‌ها، بازرسی‌ها و بررسی‌های انطباق با ارائهٔ سوابق اداری لازم.
• شناسایی چالش‌های عملیاتی و پیشنهاد بهبودهای عملی.
• انجام سایر وظایف مرتبط به هدایت مدیر مستقیم.

لیسانس در ادارهٔ تجارت، مدیریت، مدیریت زنجیرهٔ تأمین یا رشتهٔ مرتبط.

حداقل 3–5 سال تجربهٔ مرتبط در امور اداری، مدیریت تأسیسات یا خدمات عمومی، ترجیحاً در بخش تولیدی یا دواسازی.

تجربهٔ هماهنگی با تأمین‌کنندگان، خریداری، ارزیابی نرخ‌نامه و تدارکات داخلی و بین‌المللی.

آشنایی کاربردی با Microsoft Office و سیستم‌های اداری یا ERP؛ تجربهٔ Odoo امتیاز محسوب می‌شود.

مهارت‌های خوب ارتباطی، هماهنگی، گزارش‌دهی و مذاکره.

توانایی قوی سازمان‌دهی، پلان‌گذاری و هماهنگی.

توانایی مؤثر در ارتباطات، مذاکره و سرپرستی کارمندان.

مهارت‌های خوب در نگهداری سوابق، گزارش‌دهی و حل مشکلات.

توانایی هماهنگی میان بخش‌ها و مدیریت اولویت‌های هم‌زمان.

درستکاری، حساب‌دهی، محرمیت‌داری و رفتار مسلکی.

از داوطلبان علاقه‌مند تقاضا می‌شود CV تازه‌شدهٔ خود را همراه با مکتوب درخواست به [email protected] بفرستند. درخواست‌ها به‌صورت پیوسته بررسی می‌شوند و روند استخدام ممکن است پیش از تاریخ ختم 28/10/2026 آغاز شود.

صرف با نامزدان فهرست کوتاه تماس گرفته می‌شود.

برای پرسش‌ها با شمارهٔ +93202500500 تماس بگیرید.